Aufbau von Streitbeilegungsprozessen in Vereinbarungen zur Minimierung und Bewältigung potenzieller Konflikte während des Lebenszyklus von Geschäftsbeziehungen

Die IMI / CCA / Strauss-Institut-Taskforce für gemischte Modi hat gerade eine Reihe von Artikeln zur Streitbeilegung im gemischten Modus veröffentlicht New Yorker Anwalt für Streitbeilegung. Diese Artikel werden mit Genehmigung abgedruckt. Der folgende Artikel wurde von der Arbeitsgruppe 1 erstellt und von Kathleen Paisley, Jane Player und Thomas Stipanowich verfasst.


Handels- und Unternehmensbeziehungen und -transaktionen nehmen eine Vielzahl von Formen und Zeithorizonten an, von einmaligen kleinen Transaktionen bis hin zu großen langfristigen Beziehungen, die Jahrzehnte dauern und alles dazwischen. Dies hängt unter anderem von der Branche, den Parteien und deren Beziehung sowie der Art und Struktur der Transaktion und ihrem Wert ab.

Viele Unternehmen verfügen intern über formelle und informelle Mechanismen, um Konflikte in ihren Geschäfts- und Unternehmensbeziehungen zu vermeiden und Streitigkeiten zu erkennen und beizulegen, wenn sie ohne den Einsatz eines Dritten entstehen. Dies kann gemeinsame Lenkungsausschüsse, Auslösemechanismen, die die Einbeziehung der Geschäftsleitung und eventuell internes juristisches Fachwissen erfordern, wenn sich ein potenzieller Streit zu brauen beginnt, Entscheidungsbäume und andere Techniken zur Vermeidung von Streitigkeiten umfassen.

In vielen Fällen sind solche Mechanismen angemessen und machen die Verwendung eines Neutralleiters unnötig. Unter bestimmten Umständen werden Unternehmen jedoch entscheiden, dass die Art der Transaktion und ihre Bedeutung für das Geschäft, die vergangenen und zukünftigen Beziehungen der Parteien, ihre Wettbewerbsposition und Beziehung in der Lieferkette sowie unzählige andere Faktoren die Verwendung einer neutralen Person erfordern von echtem Mehrwert in einem frühen Stadium des Prozesses.

Lebenszyklus-Management

Bei der Betrachtung der Rolle, die ein Neutraler bei der Pflege von Geschäftsbeziehungen und der Vermeidung von Konflikten spielen kann, sollte die sich ändernde Rolle berücksichtigt werden, die ein Neutraler oder Neutrale während des Lebenszyklus einer Geschäftsbeziehung spielen kann. Beispielsweise ist die Rolle eines „Vermittlers“ oder „Vermittlers“ je nach der jeweiligen Phase des Beziehungslebenszyklus unterschiedlich und kann unter anderem Folgendes umfassen:

  • Erleichterung des Abschlusses oder der Neuverhandlung eines Geschäfts, wobei Neuverhandlungen während der gegenwärtigen Pandemie von besonderer Bedeutung sind;
  • Behandlung von Problemen, die sich aus der Implementierung einer Transaktion ergeben;
  • Unterstützung der Parteien bei der Schaffung einer Struktur zur Vermeidung von Konflikten und wirksame Lösung von Streitigkeiten während der Laufzeit der Geschäftsbeziehung;
  • Im Verlauf der Beziehung als "im Leben", "in Echtzeit" oder "stehend" neutral zu agieren, um einen potenziellen Konflikt proaktiv zu identifizieren und / oder eine Lösung zu ermöglichen, bevor ein tatsächlicher Streit entsteht - dies kann entweder als Alternative zu oder neben Streitbeilegungsgremien oder Expertenbestimmung;
  • im Streitfall Unterstützung der Parteien bei der gütlichen Beilegung des Streits vor oder neben einer verbindlichen Streitbeilegung durch Schiedsverfahren; und
  • Schaffung eines Streitbeilegungsverfahrens, das für die betreffenden Fragen geeignet ist, separat oder in Verbindung mit dem Versuch, die Parteien bei der Beilegung des Streits zu unterstützen.

Die Parteien können entscheiden, dass dieselbe Person die Mediationsfunktion von Anfang bis Ende erfüllen könnte oder dass es vorzuziehen wäre, unterschiedliche Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Perspektiven in unterschiedlichen Phasen des Lebenszyklus zu haben. In einem hochkomplexen Vertrag kann es beispielsweise sinnvoll sein, einen Deal-Mediator zu verwenden, um die Deal-Bedingungen zu erstellen oder neu zu verhandeln, und dieser Mediator muss möglicherweise Konflikte während der Vertrags- oder Neuverhandlungsphase auf eine Weise angehen, die sie nicht ausmacht Die ideale Wahl, um als Standing / In-Life-Mediator zu fungieren, sobald das Projekt läuft. Auf der anderen Seite kann sowohl das Wissen als auch das Vertrauen, das während des Vertragsabschlusses mit den Parteien aufgebaut wurde, den Deal-Mediator ideal geeignet machen, um in dieser Rolle fortzufahren. Darüber hinaus kann ein stehender / in-life-Mediator, der während des Projektlebenszyklus als Moderator fungiert hat, unangemessen sein, als neutraler Mediator zu fungieren, sobald ein Streit entsteht und eine formelle Mediation eingeleitet wird. Umgekehrt ist die
Die Parteien können das Gefühl haben, dass der stehende / im Leben befindliche Mediator genau die Person ist, die diese Rolle erfüllt. Die Flexibilität der Optionen
und die den Parteien zur Verfügung stehende Wahl ermöglicht es, den Prozess an den Streit anzupassen und an die Art des Streits anzupassen.

In jeder Phase des Lebenszyklus können die Parteien je nach Gegenstand der Transaktion und anderen Faktoren zusätzlich oder anstelle einer Mediation auch andere Streitbeilegungs- und Vermeidungsmechanismen anwenden, einschließlich beispielsweise Streitbeilegungsgremien und Sachverständiger Feststellung oder beschleunigte Schlichtung spezifischer Fragen.

Abhängig von der Art des voraussichtlich auftretenden Streits können die Parteien beschließen, unterschiedliche Streitbeilegungstechniken in den Vertrag aufzunehmen. Es gibt keine einheitliche Lösung, und es ist schwierig, Verallgemeinerungen vorzunehmen, da die Anforderungen an einen Streitbeilegungsmechanismus oder eine neutrale Lösung erheblich variieren, unter anderem in Abhängigkeit von Länge, Größe und Art des Projekts, Typ und Größe der beteiligten Organisationen und die Art des Streits, der wahrscheinlich entstehen wird.

Es ist auch wichtig zu bedenken, dass die Entscheidung über und die Ausarbeitung von Mechanismen zur Vermeidung und Beilegung von Streitigkeiten in einer Vereinbarung von den Umständen des Vertragsprozesses selbst abhängt, einschließlich der relativen Verhandlungspositionen der Parteien, der Art der Branche und ihrer Erfahrung mit der Streitbeilegung den Wert einer effizienten Streitbeilegungsklausel im Vergleich zu anderen Vertrags- und Vertragsbedingungen und ob erwartet wird, dass eine Partei mehr davon profitiert als die andere.

In einer großen Bauvereinbarung werden beide Parteien beispielsweise davon ausgehen, dass es auf dem Weg zu Streitigkeiten kommen kann, und beide legen großen Wert darauf, dass Systeme in den Vertrag aufgenommen werden, um Konflikte zu vermeiden und das Projekt zu ermöglichen ungeachtet der Tatsache, dass ein Streit entstanden ist. Gleiches gilt für langfristige Vereinbarungen in den Bereichen Energie, Technologie und Biowissenschaften, Outsourcing und Joint Ventures.

In der Praxis hat die Bauindustrie frühzeitig die Verwendung von Streitbeilegungsgremien eingesetzt, um eine schnellere Entscheidungsfindung während des Projektlebenszyklus zu ermöglichen, sodass das Projekt fortgesetzt werden kann, während diese Techniken noch keinen Weg in andere Branchen gefunden haben Verträge im gleichen Umfang. In-Life- / Echtzeit-Auftauchen von Problemen in Kombination mit einer möglichen Vermittlung dieser Probleme auf dem Weg, die die Entscheidungsfindung bei den Parteien überlässt, kann anstelle oder neben Streitbeilegungsgremien verwendet werden, und je nach Bedarf kann auch eine Expertenermittlung verwendet werden über den Kontext und darüber, ob die wahrscheinliche Natur eines potenziellen Rechtsstreits eine spezifische fachliche Unterstützung oder sogar eine frühzeitige beschleunigte Schlichtung erfordern würde.

Kombinationen in der Praxis

Der gebräuchlichste kombinierte Streitbeilegungsmechanismus, den man in branchenübergreifenden Streitbeilegungsklauseln sieht, ist eine Stufenklausel, bei der die Parteien im Streitfall vereinbaren, zunächst Verhandlungen zwischen der Geschäftsleitung zu führen, gefolgt von einer Mediation, gefolgt von einem Schiedsverfahren (oder dem Schiedsverfahren) Gerichte). Alternativ wird ein zweistufiger Prozess bereitgestellt, bei dem der Verhandlungsschritt aufgrund der Ansicht, dass die Parteien in jedem Fall vor dieser Phase Verhandlungen geführt haben, weggelassen wird. Wie bei vielen anderen Formen von ADR-Klauseln und -Prozessen kann die Verwendung von Stufenklauseln auf die zurückgeführt werden
Baugewerbe; Mittlerweile sind sie jedoch branchenübergreifend weit verbreitet.

Aus Sicht des Lebenszyklusmanagements werden abgestufte Klauseln ausgelöst, nachdem sich ein Streit herauskristallisiert hat und wenn Streitbeilegungsverfahren, die möglicherweise in das Streitbeilegungsverfahren integriert wurden, nicht erfolgreich waren. Je nachdem, woraus diese Verfahren zur Vermeidung von Streitigkeiten bestehen, kann entschieden werden, dass das Hinzufügen einer abgestuften Klausel nicht erforderlich ist und dass es bevorzugt wird, direkt zum Schiedsverfahren oder zu den Gerichten zu gehen.

Wenn beispielsweise in einem Vertrag, der einen ständigen / in-life-Mediator umfasst, um potenzielle Streitigkeiten in Echtzeit aufzudecken und zu lösen, dieser Prozess fehlschlägt und dann ein Anspruch geltend gemacht wird, kann es unnötig erscheinen, zusätzliche Verhandlungs- oder Mediationsschritte durchzuführen, bevor Sie fortfahren verbindliche Streitbeilegung. Darüber hinaus würde die Einleitung eines Schiedsverfahrens die Parteien nicht daran hindern, im Voraus zu vereinbaren, im Verlauf eines Schiedsverfahrens eine Mediation abzuhalten, und die Schiedsrichter beispielsweise nach der ersten Runde der Schriftsätze auffordern, ein Mediationsfenster einzurichten. Ferner kann in Verträgen, die ein Streitbeilegungsgremium vorsehen, eine abgestufte Klausel, die eine Mediation erfordert, angemessen sein, wenn ein Anspruch geltend gemacht wird, da der Prozess eines Streitbeilegungsgremiums und eine Mediation in einer gestuften Klausel unterschiedlich sind.

Aufbau von Bestimmungen zur Beilegung von Streitigkeiten

Zwar gibt es keinen einheitlichen Streitbeilegungsmechanismus, doch sollten bei der Ausarbeitung eines Streitbeilegungsverfahrens in eine Vereinbarung eine Reihe praktischer Überlegungen berücksichtigt werden. Einige Prozesse können auf die Parteien beschränkt sein (z. B. proaktives Vertragsmanagement und Lenkungsausschüsse), andere können neutrale und Experten wie die oben diskutierten umfassen.

Einige Überlegungen, die bei der Strukturierung eines Streitbeilegungsmechanismus im Voraus und im Spiel eine Rolle spielen können
Aufnahme in den Vertrag sind:

  • Wie ist der Beziehungsstatus der Parteien in der Transaktion? Sind sie neu für einander oder haben sie schon einmal zusammengearbeitet? Unterscheiden sie sich kulturell so, dass es wahrscheinlicher ist, dass es zu Streitigkeiten kommt?
  • Welche Art von Beziehung ist in der Vereinbarung vorgesehen und wie lässt sich diese am besten verwalten?
  • Erfordert die Vertragserfüllung eine erhebliche Interaktion und gegenseitige Abhängigkeit oder ist die Vertragserfüllung in erster Linie eine Möglichkeit?
  • Wann ist es am wahrscheinlichsten, dass es zu Streitigkeiten kommt, und welche Art von Streitigkeiten sind in dieser Beziehung wahrscheinlich?
  • Ist es wahrscheinlicher, dass eine Partei aufgrund von Verantwortlichkeiten im Rahmen der Vereinbarung oder ihrer relativen Größe oder ihres finanziellen Status einen Streit oder einen potenziellen Streit hat?
  • Gibt es innerhalb des Vertragsverhältnisses bestimmte Druckpunkte, die als potenziell streitig identifiziert werden können?
  • Gibt es Mittel, mit denen ein potenzieller Streit schnell erkannt werden kann?
  • Welche Fähigkeiten sind erforderlich, um eine bestimmte Art von Streit zu verstehen, zu vermeiden und möglicherweise zu vermitteln oder zu entscheiden?
  • Ist die Durchsetzung einer eventuellen gütlichen Lösung ein Vorrecht, sollte sich ein Streit in einem Anspruch niederschlagen?

Ein praktisches Hindernis für die Aufnahme solcher Bestimmungen in Vereinbarungen besteht darin, dass selbst in Fällen, in denen beide Parteien von einem vereinbarten Verfahren in der Vereinbarung profitieren würden, die Personen, die die Vereinbarung tatsächlich aushandeln, manchmal mit solchen Fragen nicht vertraut sind. Entweder verstehen sie die rechtliche Bedeutung und die Vorteile einer Klausel nicht oder sie sind nicht die Personen, die den Vertrag in Kraft setzen. Sie schätzen daher nicht die praktischen Überlegungen, wann ein Streit entstehen könnte und was sie tun könnten, um diese Risiken zu minimieren. Selbst wenn sie sich der Risiken bewusst sind, hat die Einrichtung solcher Mechanismen oft eine niedrige Priorität, und solche Klauseln werden zu „Mitternachtsklauseln“ und erhalten nicht die Berücksichtigung, die sie verdienen. Dies ändert sich jedoch, da sich Unternehmen zunehmend der Belastung bewusst werden, die Streitigkeiten für den Erfolg von Vertragsbeziehungen und die erheblichen Verzögerungen bei Projekten verursachen. Das Ergebnis ist, dass Unternehmen besser über die Mittel zur Vermeidung von Streitigkeiten und das damit verbundene Wertversprechen informiert werden und der Gestaltung und Umsetzung robusterer Maßnahmen zur Verhütung von Streitigkeiten in ihren Vereinbarungen zunehmend Bedeutung beimessen.

Bedeutung sorgfältiger Abfassung

Bei der Einbeziehung kombinierter Streitbeilegungsprozesse in Vereinbarungen ist es wichtig, sich auf die Grundfunktionalität der Streitbeilegungsklausel zu konzentrieren und einen Prozess zu entwickeln, der den Zielen und Absichten der Parteien effektiv dient und nicht zu pathologischen Ergebnissen führt. Es ist wichtig, dass die vertraglichen Bestimmungen sorgfältig ausgearbeitet werden und den Parteien eine klare und kohärente Verwaltungsplattform für die Streitbeilegung bieten. Die Terminologie sollte konsistent verwendet werden und die möglichen Auswirkungen eines Prozesses auf einen anderen sollten berücksichtigt werden.

Der Versuch, alle möglichen Streitigkeiten ins Auge zu fassen, kann jedoch zu vertraglichen Bestimmungen führen, die nicht funktionieren und zu unbeabsichtigten Konsequenzen führen können. Zum Beispiel können Verträge verlangen, dass bestimmte Formen technischer Streitigkeiten an Experten weitergeleitet werden, wenn die tatsächlich auftretenden Probleme häufig sowohl technische als auch kommerzielle Elemente betreffen. Die Vertragssprache sollte dies vorwegnehmen und mit angemessener Flexibilität abgefasst werden. Darüber hinaus sehen Parteien von Lizenz- und anderen IP-Verwertungsvereinbarungen manchmal unterschiedliche Arten der Streitbeilegung für reine Patentfragen im Vergleich zu kommerziellen Fragen vor, was ebenfalls zu unvorhergesehenen Komplikationen führen kann. Das alte Sprichwort, dass weniger mehr ist, ist niemals relevanter als bei der Ausarbeitung von Streitbeilegungsklauseln.

Jede Reihe von Prozessen sollte klare Schritte enthalten und vermeiden, dass das endgültige Schiedsverfahren oder Gerichtsverfahren ungültig wird oder verzögert wird, wenn eine Partei widerspenstig ist. Dies bedeutet, dass der Beginn und das Ende jeder Phase klar definiert sein sollten (unabhängig von der Einhaltung), um zu vermeiden, dass männliche Parteien solche Klauseln verwenden, um Verzögerungen zu verursachen und einen klaren Weg durch den Prozess zu gewährleisten, sobald sich eine Bestimmung als erfolglos herausstellt. Wenn ein Mediationsschritt vorgesehen ist, bevor ein Schiedsverfahren eingeleitet oder ein anderes verbindliches Streitbeilegungsverfahren eingeleitet werden kann, sollte immer ein Zeitrahmen angegeben werden, nach dem ein Schiedsverfahren oder eine gerichtliche Klage eingeleitet werden kann. Darüber hinaus ist es im Allgemeinen ratsam, Konzepte wie die Vermittlung in „gutem Glauben“ zu vermeiden, da dies an sich zu Streitigkeiten führen kann.

Die Vertragsparteien sollten auch sicherstellen, dass sie ihren geplanten Prozess eindeutig einhalten, z. B. förmlich eine Mediation beantragen oder andere notwendige Schritte zur Umsetzung des Plans unternehmen. Es sollte geprüft werden, ob eine Verzichtsklausel angemessen sein kann, um sicherzustellen, dass alle Bemühungen zur gütlichen Beilegung von Streitigkeiten nicht verloren gehen oder das Schiedsverfahren oder Gerichtsverfahren gefährdet wird, wenn das Verfahren nicht korrekt und in Übereinstimmung mit der Vertragsklausel eingeleitet wird.

Zusammenfassung

Obwohl die Zukunft notorisch unvorhersehbar ist, hat die Einführung vertraglicher Bestimmungen, die versuchen, potenzielle Streitigkeiten vorherzusehen und zu entwickeln, Mittel, um sie in der Vertragsphase anzugehen, wenn die Parteien noch Freunde sind, viele Vorteile. Die Verpflichtung der Parteien, die Parameter der möglicherweise auftretenden Streitigkeiten genau zu berücksichtigen und zu ermitteln, wie sie am besten angegangen werden können, gibt den Parteien die Kontrolle über die Prozessgestaltung und führt zu einer sorgfältigeren Vertragsgestaltung. Wenn potenzielle Streitigkeiten auftreten oder noch früher, wenn Probleme einen Streit bedrohen, sorgen die sorgfältig ausgearbeiteten Bestimmungen, die zur Vermeidung von Konflikten erlassen wurden, hoffentlich für eine reibungslosere und schnellere Lösung.


WG1 wird von Kathleen Paisley, Jane Player und Thomas Stipanowich gemeinsam geleitet. Eine vollständige Liste der WG1-Mitglieder finden Sie unter https://imimediation.org/mmtf. kathleen Paisley ist eine anerkannte internationale Schiedsrichterin (und Mediatorin) mit Sitz in den USA und in Europa. Sie hat in kommerziellen Schiedsverfahren nach allen wichtigen internationalen Schiedsregeln und in Investor-State-Fällen vor ICSID und nach den UNCITRAL-Regeln gehandelt und ist in den Bereichen Recht (Yale), Finanzen (MBA) und Rechnungswesen (CPA-Prüfung) dreifach qualifiziert. Jane Player ist eine führende Mediatorin mit Sitz in London. Sie ist Mitglied des IMI Users Council und Ehrenmitglied der International Academy of Mediators. Sie konzentriert sich auf allgemeine Unternehmens- und Vertragsansprüche, Betrugs- und Projektstreitigkeiten, IP / IT-Ansprüche und Medienstreitigkeiten und verfügt über besondere Erfahrung im Umgang mit interkulturellen Aspekten von internationale Streitigkeiten. Professor Thomas Stipanowich hat den William H. Webster-Lehrstuhl für Streitbeilegung als Professor für Recht an der Pepperdine Caruso School of Law in Los Angeles inne und ist neutral gegenüber JAMS.

Dieser Artikel ist Nachdruck mit freundlicher Genehmigung von: New Yorker Anwalt für Streitbeilegung2021, Bd. 14, Nr. 1, herausgegeben von der New York State Bar Association, One Elk Street, Albany, NY 12207.

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