Consultant Vakanz: Operations Manager bei IMI

Mit dem Wachstum von IMI in den letzten Jahren benötigen wir einen Betriebsleiter, der uns bei Dingen wie der Bearbeitung von Programmanträgen und der Unterstützung bei Anfragen unterstützt. Wenn Sie ein Berater mit Interesse an den Aktivitäten des IMI sind, finden Sie unten die Stellenbeschreibung und die Bewerbungsunterlagen. Beachten Sie, dass die Vorstellungsgespräche fortlaufend geführt werden, sodass frühe Bewerber wahrscheinlich einen Vorteil haben.

9 Juli 2021: Diese Stelle ist nun besetzt.


Positionszusammenfassung

Das International Mediation Institute (IMI) ist eine gemeinnützige Stiftung, die unter anderem gegründet wurde, um im Bereich Streitbeilegung und frühzeitiger, wirksamer Streitbeilegung eine Führungsrolle zu übernehmen.

Der Betriebsleiter ist ein qualifizierter Fachmann, der für die täglichen Betriebsaktivitäten der Organisation verantwortlich ist. Der Operations Manager bietet dem Executive Director und dem Board of Directors hochwertige administrative und entwicklungspolitische Unterstützung. Der Operations Manager ist ein zuverlässiger, aufgabenorientierter, eigenmotivierter Profi und ist in der Lage, selbstständig zu arbeiten, die eigene Arbeitsbelastung zu bewältigen und Aufgaben zu priorisieren.

Zu den Aufgaben des Betriebsleiters gehören unter anderem die Unterstützung bei der Entwicklung und Wartung der Website, die Überprüfung und Bearbeitung von Programmanträgen, Verwaltungsaufgaben, die Verwaltung von Finanzen und Registrierungen, das Projektmanagement, die Unterstützung bei Ausschussaktivitäten und die Verwaltung anderer Aufgaben nach Bedarf.

Der Operations Manager hat die einzigartige Gelegenheit, weltweit mit der Mediationsbranche in Kontakt zu treten und direkt mit Mitgliedern des Board of Directors sowie vielen anderen Interessenvertretern der Branche in Kontakt zu treten.

Das Teilzeit- (15-25 Stunden pro Woche) ist die beratende Funktion des „Operations Managers“ schnellstmöglich zu besetzen.

Hauptaufgaben & Verantwortlichkeiten

Der Betriebsleiter nimmt folgende Aufgaben und Verantwortlichkeiten wahr:

Betriebsplanung & Management

  • Führen Sie operative Pläne aus, die die Ziele und Vorgaben enthalten, die die strategischen Pläne der Stiftung umsetzen.
  • Stellen Sie sicher, dass der Betrieb der Stiftung den Erwartungen des Vorstands, der Gönner und Interessengruppen entspricht.
  • Beaufsichtigen Sie den effizienten und effektiven täglichen Betrieb der Stiftung.
  • Stellen Sie sicher, dass Dateien sicher gespeichert werden und die Privatsphäre/Vertraulichkeit gewahrt wird.
  • Unterstützen Sie den Vorstand, indem Sie die Tagesordnung und Begleitmaterialien vorbereiten.

Administrative

  • Bearbeitung von Anträgen und Anfragen, einschließlich Prüfung von QAP-, CMTP- usw. Anträgen auf Vollständigkeit und Sicherstellung, dass die Kriterien angemessen berücksichtigt werden, und Kontaktaufnahme mit Antragstellern und Gutachtern während des gesamten Beurteilungsprozesses
  • Aktualisieren von Kontakt- und Zahlungsdatensätzen
  • Bearbeitung eingehender E-Mails inkl. Zertifizierungsanfragen, Anfragen nach Event-Support, Webinaren, Dokumentenanfragen etc.

Finanzen und Anmeldungen

  • Unterstützung des Executive Director bei allen Finanzplanungen und Forecasts, monatlicher und jährlicher Berichterstattung
  • Zahlungen bearbeiten
  • Nachverfolgung überfälliger Zahlungen

Webseite und IT

  • E-Mail-Marketingkampagnen verwalten
  • Social Media Werbung
  • Projektmanagement/Andere Projekte

Primäre Beziehungen

Diese Position berichtet an den Exekutivdirektor.

Candidate Profile

Die erforderlichen Kenntnisse werden in der Regel durch einen Hochschulabschluss und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung einschließlich Verwaltungstätigkeiten, Web und digitaler Werbung erworben.

Wesentlich

  • Fließendes Englisch (C1+ oder Muttersprachler)
  • Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich starker Texter- und Korrekturfähigkeiten. Schriftliche Dokumente (E-Mail-Kampagnen, Blog-Posts etc.) sollten klar und überzeugend sein
  • Fundierte Kenntnisse oder Wunsch und Fähigkeit, fortgeschrittene WordPress- und Website-Management-Fähigkeiten zu erlernen, z. B. Fähigkeit, Website-Probleme zu beheben, Code bei Bedarf anzupassen, proaktiv Sicherheit und Backups zu verwalten, neue Tools und Fähigkeiten zu entwickeln, einen Online-Shop zu verwalten und mit Anbietern zu interagieren
  • Versiert mit SEO-Tools und -Techniken und vertraut mit Videomarketing-Praktiken
  • Ausgeprägtes Verständnis der Best Practices für digitales Marketing, einschließlich der Erstellung und Verbreitung überzeugender E-Mail-Kampagnen, um die Öffnungs- und Klickraten zu maximieren und gleichzeitig die Opt-outs zu minimieren und die Einhaltung der Datenschutzgesetze zu gewährleisten
  • Bleibt auf dem Laufenden über Digital- und Webmarketing, Werbung, Social Media und CRM-Tools und -Trends. Identifiziert und gibt Empfehlungen zu Entwicklungen, die für die Organisation von Vorteil sein könnten
  • Kann souverän mit allen internen und externen Stakeholdern auf diplomatische Weise kommunizieren
  • Außergewöhnliche Fähigkeit, mehrere Verantwortlichkeiten und Aufgaben in einer schnelllebigen Umgebung zu organisieren, zu priorisieren und zu verwalten
  • Hohe Aufmerksamkeit fürs Detail
  • Fähigkeit, mit minimaler Aufsicht zu arbeiten
  • Engagement für Zusammenarbeit und Inklusion
  • Möglichkeit, sich als Berater zu registrieren

Wünschenswert

  • Kenntnisse der Mediationsgrundsätze und/oder der Mediationsbranche
  • Fähigkeit, eine Datenbank zu verstehen, zu pflegen und zu entwickeln (z. B. Erfahrung in der Entwicklung von Datenbanken in Access oder ähnlichem)
  • Erfahrung in der Mitgliederverwaltung
  • Zusätzliche Sprachen von Vorteil

Anwendung

Wenn Sie mindestens die oben genannten grundlegenden Anforderungen erfüllen und sich bewerben möchten, senden Sie bitte eine E-Mail mit einer temporären E-Mail-Adresse Recruitme@imimediation.org und beinhalten:

  1. Lebenslauf oder LinkedIn-Link
  2. Anschreiben, in dem Sie Ihr Interesse an der Stelle begründen – dies kann in der E-Mail selbst enthalten sein und muss kein separater Anhang sein
  3. Verfügbarkeit für Daten und Uhrzeiten in mitteleuropäischer Zeit, um zu sprechen
  4. Bestätigung des aktuellen oder voraussichtlichen Status der Beraterregistrierung

Briefe können an die geschäftsführende Direktorin Laura Skillen gerichtet werden.

IMI glaubt daran, ein integratives Umfeld zu schaffen, in dem sich jeder wertgeschätzt fühlt, in dem seine Talente voll genutzt werden und in dem die Unternehmensziele erreicht werden. IMI erkennt den einzigartigen Beitrag an, den diese Position unabhängig von Kultur, ethnischer Zugehörigkeit, Rasse, Geschlecht, Nationalität, Alter, Religion, Behinderung, sexueller Orientierung, Bildung, Erfahrungen, Meinungen und Überzeugungen leisten kann. Wir freuen uns über Bewerbungen aller interessierten Kandidaten, die die Kriterien erfüllen, einschließlich Frauen, indigener Gruppen und Minderheiten.


Da wir auf der Suche nach schnellem Recruiting sind, werden Bewerbungen rollierend bearbeitet. Wir sind bestrebt, auf alle Bewerbungen zu antworten, wobei jedoch nur diejenigen Kandidaten zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden, die die wesentlichen Kriterien und die gewünschten Fähigkeiten erfüllen.

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